シフト表Excelテンプレート｜10・20・30人用の入力手順と集計範囲

各.xlsxには「確定シフト」「希望一覧」「記入例」が入っています。マクロは使用していません。希望一覧から確定シフトへの自動転記はなく、確認してから管理者が勤務を入力する設計です。

年はB3、月はD3へ入力します。スタッフ名はA8から下へ、1日目はB列から始まります。早番・遅番の時刻は自店で定義し、備考や配布時の凡例へ書いてください。この表はコードから労働時間を算出しません。

10人用の1日はB8:B17が入力欄です。早が4人、遅が3人、休が3人なら、出勤人数は7人です。必要人数を8にすると不足人数は1になります。必要人数を空欄にした日は不足も空欄で、問題なしという意味ではありません。

早・遅の集計にはCOUNTIFを使っています。コードを独自の文字へ変える場合は数式も見直す必要があります。短時間勤務や複数の勤務区間、時間帯ごとの不足はこの日別集計だけでは判定できません。

年月を変えても前月の勤務入力は自動消去されません。元ファイルを残して別名保存し、前月の希望・勤務・必要人数を消してから作成します。月外の日は灰色になりますが、過去の入力が残っていないかも確認してください。

人数枠を大幅に増やすより、最初から対応する20人・30人用を使う方が集計範囲を保ちやすくなります。シートの行を増減した場合は、最下行も集計に入るかを確認してください。

ダウンロード直後は全員分を入力せず、10人用のコピーで一日だけ試します。B3に年、D3に月を入れ、A8からスタッフ名を記入したら、B8:B17へ早4件、遅3件、休3件を入力します。出勤7人という結果になれば、入力したコードと集計の対応を確認できます。次に早を一つ休へ変え、出勤が6人へ変わるかを確かめます。見えている数字だけでなく、訂正に追随することも点検します。

必要人数を8にした場合、不足は最初1人、変更後2人です。必要人数を空欄へ戻すと不足も空欄になります。この空欄は必要人数が未設定という状態なので、足りている日として数えません。試行では必要人数を入力した日と未入力の日を両方作り、店長以外の人にも違いが伝わるか確認してください。

一日分が正しく動いたら、他の日へ入力を広げます。早と遅の時間帯は店舗の凡例に記載し、短時間勤務をどちらかへ無理に寄せないようにします。例えば17時からしか働けない人を遅番として数えても、遅番全体の開始時刻から在席しているとは限りません。時間制限を別に確認するか、時間帯別の表を併用する必要があります。

11人目を追加するため行を挿入した場合は、名前が書けることだけで動作確認を終えないでください。日別の人数集計が追加行を含むか、入力規則が新しいセルにもあるか、印刷範囲にその人が入るかを確認します。表の見た目は広がっても、集計が元の10人分のままということがあります。人数に合う20人用や30人用を選ぶ方が、この調整を減らせます。

月を変更した後は、31日がない月の入力にも注意します。日付が灰色になっていても、前月の勤務コードが残っていれば、別の集計や後の編集で混乱の原因になります。保存した前月版を残し、新月のコピーから入力欄を消して、年月、名簿、月末、必要人数の順で点検します。

配布前には記入例シートの内容と、自店で使うコードの定義が食い違っていないか確認します。スタッフへ見せる確定表には、対象月と版、早番・遅番の時刻を添え、希望一覧をそのまま全員へ共有しないようにします。

給与計算、実労働時間、年休残数、法令適合の判定は含みません。早・遅の人数が足りていても、休憩や技能を含めた配置が足りているとは限りません。簡単な月間表から始めたい店の下書き・配布用途として使ってください。