シフト表の作り方｜希望回収から完成までの手順

最初に対象期間、営業時間、必要な人数を紙に書きます。「一日に2人」だけでは、午前中に2人集まって午後が無人になる可能性があります。時間帯ごとに必要人数を書き、開店・閉店など担当できる人が限られる仕事も添えてください。前月の表を使う場合も、祝日、営業時間の変更、イベントを確認してから日付を直します。

今回の練習は、月曜から日曜まで営業する架空の小さな店舗です。早番は09:00〜13:00、遅番は13:00〜17:00で、それぞれ1人が必要な設定です。全員が担当する業務を習得済み、勤務枠は各4時間、時間帯の重複や追加の引き継ぎ時間はないという簡略例です。実際の店では、引き継ぎや休憩、混雑時の増員を別途組み込みます。

希望提出日、案を確認する日、確定を知らせる日も先に設定します。たとえば「翌週分は水曜に希望回収、木曜に確認、金曜に確定通知」は運用例であり、全国共通の法定期限ではありません。厚生労働省は、希望の聴取や確定表の通知期限・方法などを、あらかじめ労使で話し合って定めることを示しています。

回収する項目は、氏名、対象期間、勤務できる日と時刻、勤務できない日、希望する回数、確認が必要な予定です。「火曜は可」だけでなく「火曜09:00〜13:00可」と書いてもらうと、早番か遅番かを聞き直さずに済みます。空欄を勤務可能と推測せず、未回答として確認しましょう。

毎週の勤務日数や時間帯など、すでに契約で決めた条件は別に確認します。今月の希望提出だけで契約条件が自動的に変更されるわけではありません。希望、勤務不可、契約上の条件を一つの「○×」にまとめると、どこまで調整してよいか分からなくなります。

練習では、次の勤務可能日と回数を全員と確認済みとします。希望した枠に入ることを約束する一般的な制度の説明ではなく、この例を組み立てるために合意した条件です。実務では、必要人数を満たせない場合の相談先や、予定未定の人への再確認日も残します。

名前を上から順に埋める前に、各枠へ入れる候補を書き出します。この例では、火曜と土曜の早番はCだけ、木曜の早番はAだけです。候補が一人の枠を先に入れ、その後で候補が重なる金曜の早番を決めると、後戻りを減らせます。

たとえば、最初にAを月・水・金・日の早番へ入れると、Aの4回を使い切り、木曜の早番が空きます。ここでCを木曜へ勝手に配置せず、Cが入れる金曜をCへ、木曜をAへ置き直します。するとAは月・水・木・日、Cは火・金・土となり、二人の条件と必要人数がそろいます。

それでも候補がいない枠は「要調整」と明記します。作成者が空欄を隠すために不可の日を埋めたり、特定の人の追加勤務を当てにしたりせず、担当者が条件を確認して相談します。早番から遅番へ動かすときも、時刻や担当業務が変わるため、単なる名前の移動として扱わないでください。

上記の条件で組むと、次の一週間の完成案になります。「休」はこの表で勤務予定がないことを表し、法定休日や有給休暇などの勤怠区分を判定する記号ではありません。実際の管理では休日・休暇の区分も職場のルールに従って確認します。

縦に見れば、毎日早番1人・遅番1人がいるかを確認できます。横に見れば、AとBは各4回で16時間、CとDは各3回で12時間です。合計14枠×4時間＝56時間で、個人別の合計16＋16＋12＋12＝56時間とも一致します。合計が合っても勤務不可への割当がないかは別に照合します。

この例は一勤務4時間ですが、長い枠へ置き換えるときは出退勤時刻だけで人数を数えず、休憩中の配置も確認します。厚生労働省の資料では、労働時間が6時間を超える場合は45分以上、8時間を超える場合は1時間以上の休憩を勤務途中に与える必要があると説明しています。また、前週・翌週も見て連続勤務や休日を点検し、職場に適用される労働時間制度と契約条件を確認してください。

点検した案には対象期間と「確認用」を表示し、全員へ自分の曜日・時刻を確認してもらいます。訂正が入ったら、変更したセルだけでなく、入れ替えた人の勤務と時間帯の人数をもう一度見ます。確認中の表と確定した表を同じ名前で送ると混乱しやすいので、状態と版を明記してください。

確定通知には「○月○日〜○月○日分、確定版v1、早番09:00〜13:00／遅番13:00〜17:00、確認先は店長」と記載します。訂正版を出すときは、新しい表に加えて「木曜のAさんは09:00出勤」のように対象者・日付・時刻を文章でも伝えます。確定後の労働日や時間の変更は基本的に労働条件の変更に当たるため、厚生労働省の留意事項に沿って双方の合意を得て扱います。

印刷して掲示する場合は、名前、対象期間、凡例が切れていないかをプレビューで確認します。Microsoftは、画面で見える色や網かけが白黒印刷では同じように表示されない場合があると案内しています。色だけで早番・遅番を知らせず文字も残し、スマホで読む人にも時刻が分かる形式を用意します。

完成したシフト表は勤務予定です。遅刻、早退、追加勤務などの実績は別に記録し、予定表をそのまま実際の労働時間として給与計算に使わないようにします。勤務変更が多かった枠には、理由を短く残します。「金曜の夕方が足りなかった」「希望の時刻が曖昧だった」など、次の回収で直せる点を探してください。

まずは一週間で、必要な勤務枠、回収した条件、仮の配置案、点検済みの完成版を一式残します。慣れてから月間表へ広げ、関数やアプリは繰り返し困る作業に合わせて追加します。Excelの数式を先に作り込むより、希望が正しく集まり、全員が完成版を読めることを先に確かめるのが、この入門手順の到達点です。