Excelのシフト表で人数を数える｜COUNTIFで早番・遅番を集計

新しい練習用シートでA1を氏名、B1を9月1日とし、A2:A11に10人の名前を入れます。B2:B11には「早・遅・休」だけを使います。以下は配布テンプレートとはセル位置が異なる独立した練習例です。

早番4人、遅番3人、休み3人のデータを作ってから数式を入力すると、正しく動くかを確認できます。空欄を休日扱いにしないでください。

COUNTIFは、指定範囲で一つの条件に合うセルを数えます。文字列の条件は半角の二重引用符で囲みます。

B13:B15をC13:C15へコピーすると、人数を数える列はCへ変わります。行番号の前の$で2〜11行を固定しているため、集計範囲の行は維持されます。数式バーを見て、C列を数えているか確認してください。

12行目にスタッフを追加した場合、B$2:B$11のままでは対象外です。スタッフ数を変えたときは最終行に早を一つ入れ、人数が一つ増えるかを試します。

B2:B11へ10人分を入力したら、B13を選択して早番の式を入力します。式中のB$2:B$11は調べる範囲、「早」は一致させる文字です。早番が4件なら4と表示されます。次にB14へ遅番の式を入れ、3になれば、B15で合計7を確認できます。この段階では必要人数との比較ではなく、入力したコードを正しく数えられるかを検査しています。

続いて早を一件休へ変えます。B13が3、B15が6になれば、入力と集計がつながっています。元へ戻して4と7に戻ることも確かめてください。最初から一か月分の式を作るより、一日の結果を手で数えて一致させてからコピーする方が、誤った参照範囲を広げずに済みます。

翌日のC列へコピーすると、B$2:B$11はC$2:C$11へ変わります。列の前にドル記号を付けていないため日付の列が動き、行番号の前には付けているため2行目から11行目の範囲が維持されます。コピー後の式を選び、翌日の列を見ていることを確認します。結果が前日と同じだから正しいとは限らず、試しに翌日のコードを一件変えて確かめる必要があります。

まず見た目が早のセルを選び、前後に空白がないか、別の文字になっていないかを確認します。COUNTIFのこの式は指定したコードと一致するセルを数えるため、「早番」へ表記を変えた行は早として集計されません。コード一覧を一つにし、入力規則で選択する運用にすると、自由入力による違いを減らせます。

次に最下行を確認します。11人目を12行目へ追加しても、式が11行目までなら追加分は数えません。範囲を更新したら、先頭と末尾に早を入れ、それぞれ集計へ加わるかを試します。人を削除した場合も、範囲と名簿の対応を見直します。

出勤人数7人という結果から、全時間帯に7人いるとは判断できません。早と遅の時間が重なる範囲、休憩、短時間勤務はこの式では区別していません。日別人数の確認を終えた後、時間帯の不足を調べたい場合は開始・終了を持つ別の表へ進みます。

「早 」のような末尾の空白、「早番」などの別表記は「早」と別の値です。色を付けただけのセルも、この式では数えません。元の意味を確認してコードをそろえ、入力規則で再発を減らします。