Excelで時間帯別の勤務人数を数える｜COUNTIFSの式と計算例

練習用にA列をID、B列を開始日時、C列を終了日時とします。日時は文字列ではなくExcelの日付時刻として入力します。Aさんが9〜18時、13〜14時休憩なら、9〜13時と14〜18時の二行に分けます。

E2へ調べたい日時を入れます。COUNTIFSの条件範囲は同じ大きさにそろえます。開始時刻は含み、終了時刻は含まない条件にすると、交代時刻で二重に数えるのを避けられます。

例のAさんは9〜13時と14〜18時、Bさんは12〜17時に働くため、Aさんの休憩13〜14時は二つの勤務区間の間に表れます。12:30ではAさんとBさんの2人、13:00ではBさんだけの1人、14:00では再び2人です。この変化を確認すると、休憩を勤務区間から除いた効果が分かります。

具体的にはE2へ「2026/9/14 12:30」、E3以降へ同日の13:00、13:30、14:00、17:00を入力します。F列は上の式を下へコピーし、G列へ必要人数2を入れます。H列の不足は、必要人数と在席数が入力された場合だけ計算する式を使います。下表が、この五時点について作成できる確認結果です。

確認時刻E列を一行ずつ増やし、12:30、13:00、13:30、14:00、17:00など、開始・終了・休憩の境界を含めます。F列へ数式をコピーすると、E2はE3へ変わり、B$2:B$4とC$2:C$4は同じ勤務一覧を見続けます。時刻だけでなく勤務データと同じ日付を含む値として入力し、表示だけを時刻にそろえます。別の日付の0:00を基準にした値と比較すると、結果がすべて0になることがあります。

必要人数を各確認時刻に2人と置く仮の計画では、13:00と13:30、17:00で不足が1になります。ここで得たのは不足する時刻の一覧です。担当者を追加する前に、必要な仕事を一人で兼ねられるか、休憩の交代を組み直せるかを確認します。必要人数2もこの記事の例であり、自店の業務から決める値です。

この式は人数そのものではなく、条件を満たす勤務区間の行数を数えます。同じ人の区間を9〜14時と13〜18時のように重ねると、13時台は一人を二回数えます。集計前に従業員IDごとに区間を見て、重複した入力や休憩の分割誤りがないかを確認します。人数が多く出た場合、必要人数の設定より先に行の重なりを調べてください。

また、13:00の値だけでは13〜14時の一時間全体を保証できません。13:30に退勤する人がいれば、13時時点の人数は足りていても後半は不足します。少なくとも開始・終了・休憩の変化点で確認し、15分や30分ごとの表を使う場合も、その間に変化する勤務がないかを調べます。

最後に、数えた人が必要な業務を担当できるかを確認します。勤務中でも研修や別売場へ割り当てられていれば、その場のレジ要員ではありません。人数表で不足時刻を絞り、その時間に担当できる人を配置表で照合する、という二段階で使います。

必要人数をG2へ置けば、H2に=IF(AND(ISNUMBER(G2),ISNUMBER(F2)),MAX(0,G2-F2),"")で不足の計画値を出せます。ただし必要人数が空欄のときは判定しない運用にします。レジなど技能別の担当は別に確認し、在席者が多いだけで足りていると判断しないでください。

修正例として、別のCさんが13〜14時、Dさんが17〜18時に必要な業務を担当でき、勤務条件の確認も済んだと仮定します。この二つの区間を5・6行目へ追加し、COUNTIFSの対象をB$2:B$6とC$2:C$6へ広げます。上の五時点の在席はすべて2、不足はすべて0になります。追加前の3行だけを参照したままでは結果は変わりません。

この修正で解消したのは、例で確認した時刻の人数不足です。C・Dが別の業務へ配置されていないか、13時や17時の引継ぎに必要な時間を確保できるかを確認して、配置案として採用します。条件が未確認なら追加行を確定人数へ含めず、確認待ちとして扱います。

ここからは時刻別の在席表とは別の例です。1日分を一人一行で並べ、I列に従業員ID、J列に勤務コードを入れます。J2:J6のコードは「早番」「遅番」「休み」または空欄にそろえます。空欄は未回答・未入力であり、休みや勤務可とみなしません。下のセル番地は入力場所を示し、見出しは1行目に置きます。

COUNTIFは指定した文字に合うセルを数えます。この表では早番2人、遅番1人です。早番と遅番の両方を足した3人は、コードが入力された勤務予定者の人数であり、同じ時刻に在席する人数ではありません。早番と遅番の時間が重なる場合や休憩中の人数は、前半の開始・終了日時による表で確認します。

同じ従業員を二行にするとその人を二回数えることがあります。集計する日をそろえ、IDの重複を確認してから人数として読みます。別の日を混ぜる場合は日付の条件も必要です。「早」「早番」「早番 」は同じ入力ではないため、勤務コードを統一してください。

「早番か遅番のみなら1、両方あるなら2」にしたいときは、人数ではなく、出現した班の種類を数えます。同じJ2:J6を使い、早番が一件以上あるか、遅番が一件以上あるかを別々に判定し、それぞれ1または0にして足します。下の式をN2へ入力すると、上の入力表は早番と遅番が両方あるので2です。早番が二人いても、それだけで2にはなりません。

結果の0は、早番も遅番も見つからなかったという意味です。全員が休みという判定ではありません。空欄や「研修」など他のコードしかない場合も0になります。研修を勤務人数に含めるか、独立した種類として扱うかは、コード表で別に決めてください。

この種類数は、必要人数の充足判定には使えません。早番一人と遅番一人でも2になりますし、それぞれ三人いても2です。班ごとの人数はL2・M2、時刻別の人数と休憩の穴は前半のCOUNTIFSで確認します。