場面別の進め方/小売店のシフト実務

シフト作成を引き継げる店舗の手順づくり

「いつものやり方」が一人にしか分からないと、交代時に確認が集中します。毎月の作業と例外時の判断を分け、次の担当者が確認できる形にしましょう。

店舗で確認すること

表は運用整理の想定例です。自社の管理ルールに合わせて使い、機密情報やスタッフの個人情報を引き継ぎ表に集めすぎないようにしてください。

一か月の作業を順番に並べる
締切と担当者だけでなく、作業を始める条件と終える条件を書きます。「希望を集める」なら、未提出者への確認までを含むか決めておきましょう。
判断が必要なことを分ける
必要人数が足りない、希望が重なる、担当できる人が限られるといった場面を整理します。自動的に決めるのではなく、誰に相談するかを手順に含めてください。
一度は一緒に実施する
直近の一か月分を使って、回収から確定までを一緒に進めます。説明に時間がかかった工程は、画面やファイルの確認場所も記録します。
権限と連絡先を見直す
前任者だけが開けるファイルや個人アカウントを確認します。パスワードの使い回しではなく、利用中のサービスで定められた権限変更・引き継ぎ方法を使ってください。

マニュアルを全部作る必要がありますか？

まずは期限、ファイルの場所、相談先、未確認事項から始められます。実際に引き継いで迷った箇所を追加すると、使える手順になりやすくなります。

システムを入れれば引き継ぎは不要になりますか？

不要にはなりません。シフトエンジンで希望回収などを整理しても、必要人数や確定後の変更連絡など店舗ごとのルールは共有が必要です。