学習塾のシフトをExcelで管理｜講師別の時間集計とコマ表の例

学習塾は、授業の時間割が先に決まっており、講師が足りない時間はそのまま授業が成り立たない時間になります。

個別指導塾の、夕方から夜のコマの架空例です。この表では生徒2人につき担当講師1人という練習上の前提を置きます。実際の方針や科目対応とは別に確認してください。

コマごとに、生徒の人数と教えられる科目を並べて確認します。

生徒2人につき講師1人という数は、この表の計算を説明するための仮定です。塾の方針や科目・学年に合わせて必要人数を入力し、予備担当を置く場合は上の人数とは別欄で確保します。

講師の学校や、試験の詳しい内容まで聞く必要はありません。入れない期間と、確定していない予定の確認日だけを聞きます。

平日の夕方などに希望が集中すると、割り当てに差が出ます。コマ数だけでなく、準備や記録など授業外の作業も含めて各講師の予定時間を確認します。作業区分ごとの記録対象・単価・支払方法は塾の担当者に確認し、授業以外の時間を記録表から落とさないようにします。割り当ての基準も事前に説明し、本人の勤務可能時間と合わせて調整します。

シフトエンジンは小売店向けで、授業の時間割や担当科目の管理には対応していません。学習塾では、時間割に講師を割り当てる専用のシステムを使う塾も多く、希望の回収と提出状況の管理の部分を、無料のテンプレートや提出ツールで補う方法があります。

人数や休憩の確認は、AIが作った案をプログラムで検算する方法もあります。AIには、氏名ではなく記号を渡してください。

上のコマ表は、科目ごとの担当を決めるための表です。時間合計は別の一覧にし、一行を一人・一日・一つの重ならない作業区間とします。授業だけでなく準備や記録も区分して残します。

以下の架空の予定例をExcelのA1へタブ区切りで貼り付けます。A列は日付、B列は講師ID、C列は作業区分、D・E列は開始・終了、F列は数値の休憩分、G列は予定／実績です。開始・終了は同日内のExcel時刻値とします。コマ間の休みは作業区間に含めないか、区間に含めてF列で控除し、二重に引かないようにします。

H列を「時間（分）」とし、H2に =ROUND((E2-D2)*1440-F2,0) を入力してH9までコピーします。分単位の例です。空白、文字列、終了が開始より前、区間を超える休憩は計算前に確認します。休憩なしは数値0とし、空白の未確認と区別します。

集計欄をJ1から置きます。J2にS001、J3にS002を入れ、K列を合計分、L列を小数時間、M列を時間表示とします。SUMIFSの条件範囲と合計範囲は同じ行数にそろえます。次の式はG列が「予定」の行だけを集計し、実績と混ぜない設計です。

K2をK3までコピーすると、S001は255分、S002は120分です。L2は =K2/60 で4.25時間、M2は =K2/1440 とし表示形式を[h]:mmにすると4:15です。4.25を4時間25分と読まないでください。月間合計では24時間を超えるため、時刻用のh:mmとの違いも確認します。

授業だけを見るときはC列の条件を加えます。準備・記録を消さず、全体と内訳を並べて点検します。作業区分で単価が異なる場合も、この時間集計だけで給与を確定せず、確認した条件と別に照合してください。

試験期間の希望は、入れない期間と未定の回答予定日を先に回収します。私的な事情の詳細を全員向けのコマ表へ載せる必要はありません。

授業の振替や代行が決まったら、対象日・講師ID・変更前後・生徒への連絡担当を記録します。更新後も元の行が「予定」のまま残って二重集計されないか確認してください。実績は別シートまたは区分で保管し、予定と分けて集計します。

この例は同日内・分単位の手作業用です。日時入力、重複、範囲追加、作業区分の表記揺れを点検してから使います。勤務条件や休憩の適切さ、給与額を自動判定する表ではありません。