学園祭・模擬店のシフト希望アンケート｜Googleフォームの質問例

質問を作る前に、開催日、準備から片付けまでの時間、交代の単位、持ち場ごとの必要人数を実行委員内で決めます。「当日参加できますか」だけでは、午前しか来られない人や片付けまで残れない人の希望を読み取れません。二日開催なら日付を必ず付け、同じ「午前」の回答を一日目と二日目で混ぜないようにします。

以下は2026年11月14日の営業中だけを取り出した架空の例です。人数は説明用の入力値であり、模擬店共通の必要人数ではありません。準備や片付けは営業中の三枠と別の質問にして、集合場所と担当者を案内します。交代に引き継ぎ時間が必要なら、実際の時間割にも反映してください。

質問は、名簿と照合する項目、時間ごとの可否、担当できる役割、担当希望、担当量、未定と訂正の連絡先に分けます。連絡先は委員会で認められた既存の経路を使えるなら重ねて収集せず、管理者が誰へ確認するか分かる最小限の項目にします。私生活や健康上の理由を全員分集める必要はありません。

Googleフォームでは質問ごとに記述式、選択式、チェックボックスなどを選べます。以下は当サイトが作成した質問案です。「できる役割」は説明を受けて担当できる仕事、「希望する役割」は本人の好みとして別に聞き、同じ項目にしません。初参加者には「説明を受けてから判断」を選べるようにします。

短い時間枠が決まっている場合は、選択式グリッドの行に「11/14 10:00〜11:00」のような日付と時間、列に「可・不可・未定」を置く設計が使えます。二日分を一つの大きな表に詰め込む前に、日ごとに質問を分け、スマートフォンで回答しやすいか試します。準備・片付けも行に加えるか、別質問にするかを統一してください。

選択式グリッドは一行につき一列を選ぶ形式です。全枠について確認するなら各行の回答を必須にし、判断できない枠には未定を選べるようにします。「1列につき1件の回答に制限」は付けません。同じ人が複数の枠を可と回答できなくなるためです。複数枠を可にしたことと、全枠への配置を希望したことは分けて扱います。

次はS001〜S006の6人が営業枠A〜Cへ回答した架空の例です。空欄は回答の欠落として扱い、不可や未定に勝手に置き換えません。この例には空欄はなく、各枠の可が3人、未定が1人です。候補人数は必要人数以上ですが、まだ確定表ではありません。

同じ人が複数枠で可と回答しているため、枠ごとの人数だけでは割り当てを決められません。担当量の希望、連続担当、会計を担当できる人、準備・片付けとの重なりを合わせて見ます。B枠は必要3人に対して可が3人で、可と確認できた候補に余裕がありません。未定のS004を確定候補へ加えるなら、本人の回答を待ってからです。

編集用リンクではなく回答者用リンクを配布します。学校アカウントだけで回答させるのか、別アカウントの参加者もいるのかを先に確認し、予定する回答者役で開いてテストしてください。「回答を1回に制限する」を使う場合はGoogleアカウントへのログインが必要になります。重複を減らす設定と、本人の名簿IDが正しいことの確認は別に考えます。

希望の集計を全員へ公開する必要はありません。「結果の概要を表示する」を使うと回答内容の概要を回答可能な人が見られるため、この用途で不要ならオフを確認します。管理用の回答表と、全員へ知らせる確定担当表も分けます。各人の不可理由や連絡先を確定表に転記しないようにします。

募集の案内には対象日、回答期限、回答用リンク、確定予定日、訂正窓口を入れます。「入れる時間を全部チェック」だけでは担当量の希望が抜けやすいため、可否と希望する担当量を両方回答するよう伝えます。以下の［ ］を実際の案内へ書き換えてください。

締切後は、フォームの受付停止や終了メッセージを確認し、未定や入力困難な人が個別に相談できる経路を残します。訂正は「名簿ID・対象日・時間枠・変更前・変更後」の形で受けると反映先が分かります。複数回の回答が届いた場合も、古い回答を無条件に上書きする前にどの枠を変えたのか確認します。

候補を割り当てたら、本人の希望と一人ずつ照合します。確定表には開催日、時間、持ち場、集合場所、連絡担当を載せ、どこを見れば最新版なのかを一つにします。準備と片付けの担当が営業枠の表から漏れていないかも確認してください。

表を送った後に変更が出た場合は、希望の修正なのか、確定した担当の変更なのかを区別します。担当者が新しい版へ反映し、影響する人へ対象枠と変更箇所を連絡します。受け取った側が確認したことも記録して、回答フォームを直しただけで確定表も変わったと考えないよう案内します。

授業や別企画の予定を先に整理したいときは、既存の学生向け希望整理表も参考になります。これは学園祭専用のGoogleフォームではなく、予定と希望を整理するExcelのひな型です。目的に合う部分だけ使い、対象日と時間枠を自分たちの開催内容に合わせてください。