イベントスタッフのシフト管理｜持ち場と集合時間の表の作り方

イベントは開催のたびに必要な人数と持ち場が変わり、スタッフの多くが単発で参加します。毎回の表づくりの手間が課題です。

来場者が午後に集中する1日イベントの想定例です。持ち場ごとに集合時間を分け、休憩の交代も表に入れています。

持ち場と時間帯の表を先に作り、そこへスタッフを割り当てる順番で確認します。

スタッフ向けには、集合の時間と場所、持ち場、持ち物、当日の連絡先を、確定後に個別に伝えます。

応募者の個人情報（氏名・連絡先）は、必要な範囲だけ扱い、保管の方法を決めておきます。

屋外や早朝、長時間立ちっぱなしの持ち場は、負担が大きくなります。毎回同じ人にならないよう、割り当ての順番を決めておくと、リピートの参加にもつながります。応募の際に、希望の持ち場を聞く方法もあります。

シフトエンジンは小売店の月次シフト向けで、イベントごとの人員配置には対応していません。イベントでは、人数と持ち場の表を、Excelなどで作る場面が多いため、無料の確認表や人数チェックのツールを参考にしてください。

人数や休憩の確認は、AIが作った案をプログラムで検算する方法もあります。AIには、氏名ではなく記号を渡してください。