Googleフォームでシフト希望を個別送信｜事前入力リンクの作り方

「一人ずつ違うフォームを送る」には、入力済みのIDだけを変えたい場合、表示する質問を変えたい場合、回答の管理先を分けたい場合があります。IDだけの違いでフォームを人数分コピーすると、翌月の締切や質問の修正も人数分になります。まず共通でよい部分と、個別にする必要がある部分を分けます。

次の表は選び方の例です。どの方法でも、リンクを作ることと、回答者のアクセス権を設定することは別の作業です。

ここでは架空のS001・S002を使います。フォームには「従業員ID」「対象期間」「勤務可否」などの質問を用意し、希望日時を回答できる共通の設問を作っておきます。実名、電話番号、休みの事情などを事前入力リンクへ入れる必要はありません。

Googleの案内に従い、フォーム右上のその他メニューから事前入力画面を開き、IDと対象期間を入れてリンクを取得します。S001用を取得した後は、S002へ値を変えて別のリンクを取得します。URLを手作業で組み立てるより、画面で生成したリンクを一件ずつ開いて確認する方法が分かりやすいでしょう。

事前入力されたID欄は、固定された本人認証情報として扱いません。入力欄の値が変わったり、別の人へリンクが転送されたりする前提で、受領したIDと名簿を照合します。本人以外の入力を禁止したい要件なら、別途、利用可能なアカウント・公開対象・運用上の確認方法を検討してください。

IDもスタッフへ結び付けられる情報です。配布台帳とリンクは担当者だけで管理し、グループチャットへ個人別リンク一覧を貼らない運用にします。誤配布を見つけたら、正しいリンクを送り直すだけでなく、既に届いた回答のID・対象日・受領日時も確認します。

「回答を1回に制限する」を有効にするとGoogleアカウントへのログインが必要です。ただし「1回」は従業員ID欄で制御されるものではありません。一人一日で何度も提出する設計とも合わないため、先に回収単位を決めます。

たとえば「通常勤務」「研修参加」で確認したい項目が異なる場合は、最初の選択に応じたセクションを作る方法があります。Googleフォームのセクション分岐を指定できるのは、ラジオボタンなどの多肢選択式とプルダウン形式です。チェックボックスで複数の勤務区分を選ばせる設問から、そのまま同じ分岐を設定する説明にはしないでください。

分岐は記入の負担を減らすために使い、他の人から見せたくない情報の隔離には使いません。回答者が別の選択肢を選ぶことも想定し、各セクションには通常勤務の質問、研修日など、見えても差し支えない項目を置きます。個人事情や他のスタッフの希望をあらかじめ載せないことが基本です。

送信済みと提出済みは別の状態です。台帳には、誰にどの期間のリンクを送ったかと、実際の回答を受け取ったかを分けて記録します。次は架空の配布例で、フォームが自動で作る台帳ではありません。実際のURLは担当者だけが扱う列へ保管します。

回答をGoogleスプレッドシートへ保存する場合は、受領したID・対象期間を台帳と突き合わせます。ID違い、同一人の重複、対象期間違いを「未提出の解消」として数えず、確認待ちにします。フォームと回答先シートの権限は個別に点検してください。

公開前の確認は、作成者として開くだけで終えません。架空の二人分を用意し、予定する端末とアカウントで回答者として開きます。本人用の入力値が見えているか、送信した回答を担当者が正しく区別できるかを一往復で確認します。

未ログインでの動作も、実際に使う公開設定で確認します。ログイン不要と案内する前に、回答回数制限や組織のアクセス制限などによってログインが求められないかを試してください。次の表は自店で行う確認手順であり、当サイトがあなたのフォームを実機検証した結果ではありません。

毎月のリンク作成、誤配布の確認、訂正の照合が負担なら、専用ツールで何を置き換えたいかを具体化します。「スタッフごとのリンク」「本人確認」「未提出一覧」「締切後の訂正」は別の要件です。一つができるから他もできると判断せず、少人数の対象期間で確認します。

シフトエンジンの希望回収機能も比較先の一つですが、ここで説明したGoogleフォームの事前入力やセクション分岐を、そのまま製品機能として提供すると示すものではありません。必要な公開範囲と操作を機能ページで確認し、自店のフォームと比較してください。