Googleフォームでシフト希望を集める方法｜質問例・月間の作り方

まず「早番・遅番など決まった枠を選ぶ」「日ごとに時刻を入れる」「短期間だけ一日一回答で試す」のどれかを選びます。月間の作成例は後半に掲載しています。下の一日一回答は、回答を一人一日一行にそろえるための試行例です。

日付・開始・終了を日ごとに集計したい場合、一回答を一人一日とする設計が分かりやすくなります。ただし一か月分を何度も送る負担があります。短期間の試行用とし、月間では日付ごとの質問や専用の希望表と比べて選んでください。

フォームのタイトルへ対象期間と店舗名を入れ、説明に「希望は確定勤務ではありません」と書きます。一日一回答の設計で「回答を1回に制限」を有効にすると、複数日の送信ができないため、設計と設定を合わせます。Googleは回答者向け公開と共有の手順を案内しています。

月間一回答の構成で重複を抑えたい場合は「回答を1回に制限する」も候補ですが、その設定ではGoogleアカウントへのログインが必要です。ファイルアップロードの質問にもログインが必要になります。全員が同じ条件で回答できるか、職場・学校アカウントの管理制限も含めてテストしてください。

Googleフォームでは回答の保存先としてスプレッドシートを選べます。回答タブから保存先を設定し、テスト回答が行として追加されるか確認します。自動で表へ入ることと、勤務が確定することは別です。

月間を一回で送るフォームでは、一人分の複数日の回答が同じ回答行の別々の列に入ります。一日一回答のように日付ごとの行へ自動整理されるわけではありません。原本は管理者用として残し、必要な日付・区分・時刻を作成用一覧へ整理します。

試行では、従業員ID、対象日、可・不可・未定の区分、開始時刻、終了時刻、未定の場合の確認予定日を用意します。ID、日付、区分は回答に必要な項目とし、時間欄は勤務可の場合に記入するよう説明します。不可の人へ開始・終了を必須にすると、送信するためだけに適当な時刻が入るため、質問の必須設定と区分の扱いをそろえます。

架空のS001は10月3日17〜20時が可、S002は10月3日が不可、S003は同日が未定で9月23日に回答予定、という三件を送ります。回答先では三行になること、不可の行に時刻がなくても意味が分かること、未定の行を勤務可として数えないことを確認します。送信できたという表示だけでなく、管理者が次の作業へ使える形かを検査します。

この三行から作成担当へ渡す一覧は、S001が候補、S002が対象外、S003が確認待ちです。S003の回答予定日を管理し、回答が来たらその日の条件を更新します。フォームの回答シートをそのまま確定表として配るのではなく、受付した条件を整理してから配置を作る順序にします。

この簡単な構成では、勤務可を選んだ人が時間を省略しても、説明文だけで送信を自動的に止めることはできません。例えばS004が10月3日「可・16:00開始・終了空欄」と送った場合は確認待ちへ分け、「終了は何時まで可能ですか」と確認します。本人から20時と回答があり、原本と反映記録を残して16〜20時へ補完した後に配置候補へ移します。時間未記入を終日可と扱わない点が、この構成で必要な管理者の確認です。

一日一回答は日付ごとの行を作りやすい反面、30日分を答えるには繰り返しが多くなります。短い試行で、スタッフ役に三日分を入力してもらい、同じIDを何度も入れることや送信後に戻る操作が負担にならないかを確認します。管理者側の集計が楽でも、提出が続かなければ運用としては完成しません。

月間で使う場合は、一回答に複数日の質問をまとめる方法や、専用の希望表も比較します。その場合は一回答一行になるため、後の整理方法も変わります。入力側を簡単にした結果、管理者が時刻を毎日転記する必要が出るなら、その時間も試行で測ります。どちらか一方だけを最短にするのではなく、提出から配置までの全体で選びます。

公開前には管理者ではない回答者としてリンクを開き、必要な権限で回答できることを確かめます。回答を一回に制限する設定は一日一回答の設計と両立しないため、初期設定のまま使わず、対象期間の回答方法に合わせて確認してください。

20人が30日分を一日ずつ送ると最大600回答です。細かく集計できても入力負担が大きいため、勤務可能日だけを回収する運用なら、回答のない日をどう扱うか別に明示する必要があります。未回答を不可に決めつけないでください。

最初の試行で送信回数、入力に迷った質問、時刻の欠けた回答を数えます。負担が高ければ、個人用の月間希望表や日付ごとの選択項目に変え、表への変換作業も含めて比べます。

決まった勤務枠を一つ選んでもらうなら、「選択式（グリッド）」の行を対象日、列を勤務区分にします。次は11月前半のうち三日分を示した架空の例です。残りの日付も同じ要領で追加し、後半は別の質問に分けるとスマートフォンで確認しやすくなります。

列は「早番のみ可」「遅番のみ可」「どちらも可」「不可」「未定」のように、可能な範囲を区別します。「どちらも可」は両方の勤務を連続して希望する意味ではなく、いずれかに対応できる意味と説明します。早番・遅番の開始終了は説明欄へ実際の時刻で記載してください。

選択式グリッドは一行につき一つの列を選ぶ形式です。各日を必ず回答してもらうなら「各行で1つの回答を必須にする」を設定し、「未定」も選べるようにします。「1列につき1件の回答に制限」は有効にしません。同じ早番を複数の日に選べなくなるためです。日付の行順も固定します。

「月曜は17時から、火曜は14時まで」のように時刻が異なるなら、日付ごとに勤務可否・開始・終了をまとめます。一人が月間を一回で送る構成ですが、質問数が増えるため、まず一週間分で試し、月前半・後半を分ける方法も比較してください。

各日に「可・不可・未定」の選択式を置き、開始時刻と終了時刻を時刻形式で追加します。不可・未定でも通過できるようにする単純な構成では時刻欄を必須にせず、「可なのに時間がない」回答を管理者が確認待ちへ分けます。可否に応じてセクションを分ける構成は別の設計が必要で、説明文だけで条件付きの入力必須にはなりません。

一日分の質問またはセクションを複製し、見出しと説明の日付を必ず直します。二日分をテストし、最初の日は不可・時刻空欄、次の日は可・17:00〜20:00として送信します。回答シートで別の日の時刻を取り違えないか確認してから残りの日付を作ります。

LINEやメールで配るのは回答者用リンクです。フォームの編集用リンクや回答スプレッドシートを、回答者全員へ渡す必要はありません。本人確認が必要な運用と入力負担を減らす運用を混同せず、回答可能なユーザーの範囲とログイン条件を決めます。

「結果の概要を表示する」を有効にすると、回答可能なユーザーが他の回答内容を見られる場合があります。他人の勤務希望まで共有する必要がなければオフの状態を確認します。フォームと回答スプレッドシートは権限管理が別なので、作成担当を変更したときは両方の共有先を点検してください。

以下は月間一回答用の案内例です。対象日・締切・回答先を書き換えて使います。提出後の変更方法は、回答編集か訂正窓口かを決めてから案内へ追記します。未提出者の名前や私的な希望理由を全体チャットへ掲載しない運用にします。