Googleフォームでシフト希望を集める｜質問項目と回答表の作り方

日付・開始・終了を日ごとに集計したい場合、一回答を一人一日とする設計が分かりやすくなります。ただし一か月分を何度も送る負担があります。短期間の試行用とし、月間では日付ごとの質問や専用の希望表と比べて選んでください。

フォームのタイトルへ対象期間と店舗名を入れ、説明に「希望は確定勤務ではありません」と書きます。一日一回答の設計で「回答を1回に制限」を有効にすると、複数日の送信ができないため、設計と設定を合わせます。Googleは回答者向け公開と共有の手順を案内しています。

Googleフォームでは回答の保存先としてスプレッドシートを選べます。回答タブから保存先を設定し、テスト回答が行として追加されるか確認します。自動で表へ入ることと、勤務が確定することは別です。

試行では、従業員ID、対象日、可・不可・未定の区分、開始時刻、終了時刻、未定の場合の確認予定日を用意します。ID、日付、区分は回答に必要な項目とし、時間欄は勤務可の場合に記入するよう説明します。不可の人へ開始・終了を必須にすると、送信するためだけに適当な時刻が入るため、質問の必須設定と区分の扱いをそろえます。

架空のS001は10月3日17〜20時が可、S002は10月3日が不可、S003は同日が未定で9月23日に回答予定、という三件を送ります。回答先では三行になること、不可の行に時刻がなくても意味が分かること、未定の行を勤務可として数えないことを確認します。送信できたという表示だけでなく、管理者が次の作業へ使える形かを検査します。

この三行から作成担当へ渡す一覧は、S001が候補、S002が対象外、S003が確認待ちです。S003の回答予定日を管理し、回答が来たらその日の条件を更新します。フォームの回答シートをそのまま確定表として配るのではなく、受付した条件を整理してから配置を作る順序にします。

この簡単な構成では、勤務可を選んだ人が時間を省略しても、説明文だけで送信を自動的に止めることはできません。例えばS004が10月3日「可・16:00開始・終了空欄」と送った場合は確認待ちへ分け、「終了は何時まで可能ですか」と確認します。本人から20時と回答があり、原本と反映記録を残して16〜20時へ補完した後に配置候補へ移します。時間未記入を終日可と扱わない点が、この構成で必要な管理者の確認です。

一日一回答は日付ごとの行を作りやすい反面、30日分を答えるには繰り返しが多くなります。短い試行で、スタッフ役に三日分を入力してもらい、同じIDを何度も入れることや送信後に戻る操作が負担にならないかを確認します。管理者側の集計が楽でも、提出が続かなければ運用としては完成しません。

月間で使う場合は、一回答に複数日の質問をまとめる方法や、専用の希望表も比較します。その場合は一回答一行になるため、後の整理方法も変わります。入力側を簡単にした結果、管理者が時刻を毎日転記する必要が出るなら、その時間も試行で測ります。どちらか一方だけを最短にするのではなく、提出から配置までの全体で選びます。

公開前には管理者ではない回答者としてリンクを開き、必要な権限で回答できることを確かめます。回答を一回に制限する設定は一日一回答の設計と両立しないため、初期設定のまま使わず、対象期間の回答方法に合わせて確認してください。

20人が30日分を一日ずつ送ると最大600回答です。細かく集計できても入力負担が大きいため、勤務可能日だけを回収する運用なら、回答のない日をどう扱うか別に明示する必要があります。未回答を不可に決めつけないでください。

最初の試行で送信回数、入力に迷った質問、時刻の欠けた回答を数えます。負担が高ければ、個人用の月間希望表や日付ごとの選択項目に変え、表への変換作業も含めて比べます。