シフト希望をAIで表にまとめる方法｜LINE・フォーム対応
LINEに届いた「来週は火曜と木曜の夕方なら入れます」のような返信を、一人ずつExcelに書き写すのは時間がかかります。文章を表に整える作業は、AIが得意な部分です。ただし、個人の情報を扱うため、入力のしかたと確認の手順が大切です。
編集：シフトエンジン。本文の想定例は、店舗の条件に合わせて確認してお使いください。
実際に試す・記入する
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希望シフトの提出済み・未提出・確認中を整理する無料Excel。確認連絡の日付と再提出の有無も記録でき、二重の催促を防ぐ確認に使えます。
向いている場面と、向かない場面
自由な文章で届く希望を、日付×時間の一覧に整える作業には向いています。一方で、希望に書かれていない内容を補ったり、曖昧な返事を判断したりする作業には向きません。
| 場面 | AIの使い方 | 注意 |
|---|---|---|
| 文章の希望を一覧にする | 「火木の夕方」を日付ごとの表に直す | 原文との照合が必須 |
| 「できれば」「たぶん」の返事 | 曖昧な希望として別の列に分ける | 本人に確認して確定する |
| 希望の重なりの確認 | 日別に希望人数を集計させる | 人数は自分で数え直す |
| 未提出の確認 | 任せない | 名簿と受付記録で照合する |
名前と情報を伏せてから入力する
希望の文章には、氏名のほか、授業や通院、家庭の事情が書かれていることがあります。AIにはシフト作成に必要な部分だけを渡します。
| 元の情報 | 入力するときの形 | 理由 |
|---|---|---|
| 氏名・ニックネーム | A、B、Cなどの記号 | 個人を特定しないため |
| 理由（試験・通院・家庭） | 削除し、「不可」とだけ残す | シフト案に不要なため |
| 連絡先・アカウント名 | 削除する | 必要がないため |
手順：5つのステップ
1回の入力は、1週間か半月分に区切ると確認しやすくなります。
- LINEやフォームの回答を、表計算ソフトやメモ帳に集める。
- 氏名を記号に置き換え、理由などの余計な情報を消す。対応表は手元に残す。
- 下の指示文と一緒にAIへ貼り付ける。
- 出てきた表を、元の文章と一人ずつ見比べる。
- 確認できた表を、Excelに貼り付ける。記号は名前に戻す。
指示文の例
そのまま貼れる形にしてあります。【回答】の部分に、記号に置き換えた希望を入れてください。
この例の正しい整理では、Aの火曜・木曜は「夕方・要確認」、それ以外は未回答です。Bが明示した平日の不可と、Aが何も書いていない平日は別の状態です。Cの水曜も「たぶん」を消して勤務可にせず、確認が済むまで配置候補に入れません。
次のスタッフの希望を、日付と時間帯ごとの表にまとめてください。
【対象期間】2026年11月2日（月）〜11月8日（日）
【ルール】
- 書かれていない内容は補わない
- 「できれば」「たぶん」など曖昧な表現は、「要確認」の列に入れる
- 解釈に迷った箇所は、その旨を備考に書く
【出力】日付を行、スタッフを列にした表。入れる時間を「10-13」のように書く。本人が明記した勤務不可だけ「不可」。言及のない日は「未回答」。夕方・午前・終日など時刻の定義がない表現は原文を残し「要確認」とする。推測で時刻へ変換しない。
【回答】
A：火曜と木曜の夕方なら入れます。
B：土日は終日OKです。平日は無理です。
C：月曜は午前だけ。水曜は、たぶん入れます。出力は、原文と照合してから使う
AIは「夕方」を何時から何時と解釈するかを、勝手に決めることがあります。あらかじめ「夕方は17時以降」のように定義を渡すか、出てきた時刻を本人に確認してください。
表と原文を一人ずつ見比べる作業は省けません。人数が多いほど時間がかかるため、確認する手間まで含めて、AIを使うメリットがあるかを測ってください。
出力した表を、ExcelやCSVにする
AIが出した表は、ExcelやGoogleスプレッドシートに貼り付けて使います。列の名前をそろえておくと、あとで人数を数えたり、シフト案の検算にそのまま使えたりします。氏名は記号のまま貼り、確認が済んでから名前に戻します。
Excelの場合は、貼り付けたあと「名前を付けて保存」で「CSV UTF-8（コンマ区切り）」を選べば、CSVとして保存できます。1人1日1行のCSVにすれば、無料のCLIでシフト案の人数も検算できます。
| 列 | 入れる内容 | 例 |
|---|---|---|
| date | 日付 | 2026-10-12 |
| name | 記号 | A |
| start / end | 入れる時間 | 10:00 / 13:00 |
| memo | 要確認の内容 | 「できれば」の返事 |
毎月続けるなら、集め方から見直す
自由な文章で届く希望を毎回整えるより、最初から決まった形式で集めたほうが、整える作業そのものが減ります。Googleフォームで同じ項目を集める方法は、別の記事で紹介しています。
提出用のリンクで希望を集めてExcelに出力する運用なら、シフトエンジンのように専用に作られたツールもあります。自店の負担が、文章を整える作業にあるのか、集める方法にあるのかを先に確かめるとよいでしょう。
よくある質問
LINEのトーク履歴をそのまま貼ってもよいですか？
おすすめしません。氏名やアカウント名、個人の事情が含まれるため、記号に置き換えて必要な部分だけを渡してください。社内にAI利用の規則がある場合は、それに従ってください。
AIが出した表は、そのままExcelに使えますか？
原文と一人ずつ照らし合わせて確認してからにしてください。曖昧な表現の解釈や、書かれていない内容の補完が混ざることがあります。
未提出の人もAIで見つけられますか？
AIは受け取った文章しか見られないため、未提出の確認には向きません。名簿と受付記録を突き合わせて確認してください。
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