掛け持ちバイトのシフト管理｜重複を防ぐ予定の書き方

まず勤務先Aと勤務先Bの締切日、確定予定日、変更の連絡先を並べます。Aの確定がBの希望提出より遅い場合、どちらにも同じ時間を「いつでも勤務可」と出すと、両方から割り当てられる可能性があります。先に確定する方を待てるか、勤務できる曜日を勤務先ごとに分けられるかを各勤務先に相談しましょう。

予定名は「【確定】A店 9:00〜13:00」のように、勤務先と状態が文字だけで分かる形式にします。「【希望提出済】B店 17:00〜21:00」は確定連絡を受けるまで残し、その時間を別の勤務先へ重ねて出さない運用にします。提出済みの希望は、必ず勤務になるという意味でも、自由に取り消せるという意味でもありません。訂正方法は勤務先に確認します。

メモ欄には「10月28日18時、店長のチャットで確定確認」などの連絡元を残します。色だけで勤務先や確定状態を表すと、白黒印刷や別端末で判別しづらくなるため、色は文字の補助にします。私用の予定も同じ画面で見ますが、その理由まで勤務先へ共有する必要があるかは別に判断します。

次は架空の例です。A店からB店まで移動に30分、食事・着替えに30分を見込み、勤務間に計60分の枠を確保しています。この60分は生活上の予定を組むための設定で、法定の一律基準ではありません。交通事情や疲れ方に応じて広げます。

火曜はA店の終了からB店の開始まで45分しかなく、本人が設定した60分を確保できません。時刻上の勤務重複はなくても、そのまま両方を引き受けず、B店に開始時刻を相談するなどの調整が必要です。金曜はB店が希望段階なので、A店から追加勤務の依頼が来ても、先にB店への希望をどう扱うか確認します。

掛け持ちに使うシフト管理アプリを探すときは、給料の予測額だけで選ばず、二つの勤務先を並べて重複を発見できるかを試します。上の火曜の例を入力し、45分の間隔だと分かるか、希望と確定を識別できるか、開始時刻の訂正に何回の操作が必要かを確かめてください。

一般のカレンダーも候補です。Google カレンダーの公式ヘルプでは、予定のタイトルや詳細の入力、既存予定の編集、色の選択が案内されています。これらを使い「【希望提出済】」「【確定】」を予定名に付ける方法は、この記事の運用例です。希望を勤務先へ送ったり、店長の表と自動連携したりする機能を意味しません。

一度入力した予定も、勤務先からの変更連絡を受けて更新しなければ古いままです。希望提出時は「提出済」にし、確定連絡を受けたら元の希望を確定予定へ更新します。同じ勤務を二件残すと、二重に働く予定に見えるため、不要になった仮予定は整理しましょう。

通知は、出勤の直前だけでなく「希望の締切前」「確定表を確認する日」に使うと、提出忘れや転記漏れを点検できます。Google カレンダーでは予定ごとの通知を設定できますが、通知設定は自分のアカウントに適用されます。自分の通知を設定しただけで、店長へ変更が伝わったとは考えないでください。

ダブルブッキングに気づいたときは、アプリの予定だけを消さず、関係する勤務先へ早めに連絡します。どちらが希望段階で、どちらが確定済みかを整理したうえで、勤務できない時間と変更後に勤務できる時間帯を具体的に伝えます。変更できるかは勤務先との確認が必要で、返信がない状態を承諾と扱いません。

次の例は開始時刻を相談する文面です。自分の都合に合わせて書き換え、実際には移動できない時刻を候補に入れないようにします。急ぎの勤務で返信がない場合は、店舗で決められた電話などの連絡手段を使いましょう。

個人のカレンダーは、働ける時間や移動を調整する道具です。厚生労働省は、雇用される形の副業・兼業では、使用者に労働時間の通算管理が求められ、他社の労働時間を本人の申告等で把握すると説明しています。勤務先の届出・報告ルールを確認し、変更や実績も所定の方法で伝えましょう。

カレンダーに入れた勤務の開始から終了までには、休憩が含まれる場合があります。移動・準備用の個人予定も混在するため、その合計をそのまま法的な労働時間や給与額に置き換えないでください。予定、実際の始終業、休憩を分けて記録し、通算や割増賃金の扱いは各勤務先の担当者に確認します。