シフト名簿の重複を見つける｜削除前に確認する従業員ID

名簿なら一人一ID、希望一覧なら一人一日、勤務区間表なら一人一日でも複数行があり得ます。同じIDが二回出たというだけでは、どの表でも重複とは言えません。この記事では一人一行の名簿を点検します。

A2:A6へS001、S002、S001、S003、空欄を入力します。B2へ次の式を入れてB6までコピーすると、S001の二行に「重複確認」が出ます。空欄には印を出しません。

Microsoftの重複削除は、選択した列をキーに行を削除する操作です。先頭の一件を残す動作が、採用すべき正しい行と一致するとは限りません。まずコピーで確認し、必要な記録を残します。

名簿のA2:A6にS001、S002、S001、S003、空欄がある例では、S001の二行へ重複確認が付きます。空欄は式の最初のIFで対象外にしています。ここで分かるのは同じ文字のIDが複数あることだけで、どちらを削除すべきかまでは判断していません。

元の名簿と照合し、同じ人が二回登録されたのか、別人へ同じIDを付けてしまったのかを確認します。同じ人なら、連絡先や所属などの違いがないかを見て統合方法を決めます。別人なら、会社のID管理に従って識別を直します。氏名が似ているから同一人物と決めず、必要な担当者が原本で確認する運用にします。

修正後は重複確認が消えたことだけでなく、名簿の人数が想定どおりかを確かめます。一行を消した場合、その行へひも付いていた希望や勤務予定が残っていないかも確認します。名簿だけきれいにしても、別の表が旧IDを使っていれば、集計から外れることがあります。

一人一日一行の希望一覧なら、同じ人のIDが30日分繰り返されるのは通常です。名簿用の重複判定をそのまま使うと、正常な行まで全部重複になります。何を一件とする表かを決め、希望ならIDと日付、複数勤務ならID・日付・勤務区間など、必要な組合せで確認します。

同じ日の訂正前後を履歴として残す表も、IDと日付だけでは二行になります。その場合は受付番号や採用状態を持たせ、集計対象を採用した回答へ絞る必要があります。履歴を残すことと、両方を有効な希望として数えることを分けます。

重複の削除機能を使う前には、どの列を同一と判定するかを確認し、元のコピーを保存します。印を付けて人が確認する段階と、確定した不要行を整理する段階を分けると、異なる勤務区間を誤って消す事故を防ぎやすくなります。

名簿のIDを変えた場合、そのIDを使う希望一覧や勤務表が取り残されないかを確認します。修正前後の対応を残し、件数と代表的な勤務を照合してください。

再発防止には、IDを発行する担当を決め、各店が別々に番号を作らない運用が役立ちます。使わなくなったIDをすぐ別の人へ再利用せず、社内の識別ルールに従います。