シフトCSVの文字化けを直す｜UTF-8と従業員IDの読込み確認

文字化けしたまま保存し直すと、元データへ戻れなくなることがあります。受け取ったCSVを複製し、どのサービスからいつ出力したかを記録します。文字コードは出力側の案内を確認し、見た目だけでUTF-8と断定しません。

Microsoftは、BOM付きUTF-8のCSVは通常の方法で開けること、その他ではデータ取得などを使う方法を案内しています。Excelデスクトップ版で「データ」からテキスト/CSVの読込みを選び、プレビューを確認します。

次の例は点検用です。見た目が近いものほど気づきにくいため、元データと比較します。すでにゼロが消えたIDを桁数だけで補う前に、本来の識別子を名簿で確認してください。

氏名が読めない問題は文字コード、IDの0012が12になる問題は列の型に関係します。UTF-8として正しく読めても、IDを数値として解釈すれば先頭ゼロは失われます。一つを直したから全体が正常とせず、氏名、ID、日付、時刻をそれぞれ確認します。

元のCSVを残したうえで、Excelのデータ取得から読み込み、プレビューで日本語を確認します。ID列は文字列として扱う設定を確認し、0012のような値がそのまま残るかを見ます。読み込んだ後に数値12の表示を0000へ変える方法は見た目を整えますが、元の文字列を保持することとは違うため、他システムへ渡すIDには受取条件に合う型を使います。

日付も、月日が入れ替わったり対象年が欠けたりしていないかを確認します。最初と最後の日だけでなく、月日を取り違えやすい値を一つ選び、原本と比較します。時刻や勤務区分に問題がなければ、件数を確認してから新しいExcelファイルとして保存します。

前回分へ追記するのか、前回分を置き換えるのかを先に決めます。訂正ファイルを単純に末尾へ追加すると、旧記録と新記録が両方集計される可能性があります。対象月を置き換える方式なら、前回の対象範囲と今回の件数を確認し、残すべき別の月を消さないようにします。

取り込めない行がある場合は、その行を削除して件数を合わせるのではなく、理由を調べます。区切り文字や改行を含む備考、想定外のコードなどを確認し、受取先が必要とする形式へ直します。修正した内容と元の行を対応させて残すと、同じファイルを後で再処理する際にも経緯を追えます。

CSVにはExcelの書式や複数シートをそのまま保存する用途はありません。提出用CSVを作るときは、元のブックを残し、出力したCSVの項目と件数を確認します。見た目の整ったExcelができたことと、取込先が正しく受け取れることを分けて検査してください。

修正後のCSVを他システムへ渡す場合は、文字コード・区切り文字・見出しの有無を合わせます。Excelで開けたことと、取込先の仕様に合うことは別です。最初は少数行で試し、重複登録しないかも確認します。

CSVにはブックの複数シートや印刷設定は含まれません。閲覧用の体裁を残す必要があるなら、データ受渡しのCSVと配布用のExcel/PDFを分けます。