Excelシフト表の変更前後を比較する｜差分の数式・無料確認表

配布するExcelは「変更比較」1シートです。従業員ID、勤務日、変更前、変更後を同じ行に入力すると、比較結果が「同じ・変更・追加・削除・未入力」に分かれます。黄色の欄が入力欄で、本人確認・共有先更新は手動で記録します。ファイルに元の勤務表を自動取込みする機能はありません。

原本と修正版を別名で保存し、比較用のコピーを作ります。氏名だけでは同姓同名や表記揺れを区別できないため、従業員IDを使います。同じ人が一日に複数の勤務区間を持つ場合は勤務区間IDも必要です。

同じ行番号だから同じ勤務とは限りません。修正版で並べ替えや人員追加をした場合、先にID・日付・勤務区間を一致させます。対応しない行をそのまま比較すると全員が変更になり、本当の修正箇所を見失います。見つからないIDは未照合として確認し、別の人の行を代用しないでください。

確認表はA列がID、B列が勤務日、C列が変更前、D列が変更後、E列が結果です。5行目のE5に次の式を入れ、必要な行までコピーします。両方空欄なら未入力、変更前だけ空欄なら追加、変更後だけ空欄なら削除です。これは比較用の区分であり、削除の承認を意味しません。

EXACTは文字列の大文字・小文字を区別して比較します。セルの色やフォントの違いは比較しません。勤務コードが同じでコード表の定義時間だけ変わった場合も、この式では同じと表示されます。

最初から全件を貼らず、配布ファイルの4行で表示を確認します。S002の変更後を「休」から「早」に直すと結果が「同じ」から「変更」へ切り替わることも確かめます。下の例は実在の従業員データではありません。

E列のフィルターで「変更・追加・削除」を確認します。色を付ける場合は、A5:H24に対する条件付き書式を =OR($E5="変更",$E5="追加",$E5="削除") とします。式の行番号5は適用範囲の先頭行に合わせます。ダウンロード表は比較結果の文字で確認する構成で、色付けは必要に応じて設定してください。

差分の発見と勤務の確定は別です。変更内容を関係者に確認した後、本人への案内、掲示、共有フォルダー、本部提出の更新を記録します。古い版が残らないよう確定版の番号と共有先をそろえます。

この式が検出するのは入力した2つの値の違いです。勤務時間の不足、休憩中の人数、本人の同意、労務上の判断までは検査しません。勤務コード、時間、店舗を別々に管理している場合は、各項目を照合してください。

Googleスプレッドシートの変更履歴を戻す作業とも異なります。履歴を使う場合は、現行版を残し、どの版を正本にするかを決めてから操作します。