シフト管理アプリを乗り換える前のチェックリスト

最初に「何を改善できれば乗り換えるか」を一つか二つ決めます。たとえば、複数店舗の応援勤務を扱いたい、訂正の連絡を追いやすくしたい、といった日常の困りごとです。新しい画面の見やすさだけで判断せず、実際に困った一件を新アプリで最後まで処理してから候補を絞ります。

次に、従業員名簿、店舗・部署、勤務パターン、希望、確定シフト、変更履歴、勤怠実績、休暇、チャットや添付ファイルを棚卸しします。予定表だけを移しても、後から「なぜ変更したか」を確認できない場合があります。逆に、全履歴を新アプリへ登録する必要はなく、過去資料として読めればよいものもあります。

出力の有無だけでなく、誰が、どの期間の、どの項目を取り出せるかを調べます。画面の印刷は人が読む控えに向き、CSVは照合や加工に使います。出力時刻、対象店舗、対象期間、下書きを含むかをメモし、元のファイルを加工せず保存したうえで作業用コピーを作ってください。

公式仕様の例では、freee勤怠管理Plusは、表示レイアウトに近いExcel出力と、項目を選ぶ日別CSV出力を案内しています。画面で見えている情報が、同じ一枚のファイルにすべて含まれるとは限らないため、必要項目を一覧にして欠落を確認します。

保存期限も製品ごとに違います。Pochikin Shiftの公式マニュアルでは、契約終了後に使えなくなる業務画面と、終了後90日間利用できる登録データ出力を区別しています。給与用の期間指定CSVは終了日までの出力が必要とされています。この日数を他社へ当てはめず、自社契約の終了日・閲覧範囲・出力期限を販売元に確認しましょう。

同姓同名、改姓、複数店舗所属があるため、氏名だけで対応付けるのは避けます。旧従業員ID、新従業員ID、本人を識別するための社内番号、所属の対応表を作り、退職者を新アプリで有効にするかも決めます。先頭ゼロを含むコードは、表計算ソフトで数値に変換されていないか確認してください。

下表は架空の旧アプリAから新アプリBへ移す設計例です。実在製品のCSV列名や取込仕様ではありません。日時、勤務区分、公開状態の意味をそろえてから、Bが指定する書式へ変換します。

取込先の例として、freee勤怠管理Plusは指定レイアウトを使い、勤務日・従業員コードを必須としています。日またぎは当日・翌日などを付ける形式で、既存日の予定を更新する動作にも注意が必要です。入力可能期間にも条件があるため、旧データの全期間をそのまま入れられる前提では進めません。

まずは協力できる5人と一週間を選び、通常勤務、夜勤、応援勤務、希望の訂正を含めて試します。並行期間中も実際の出勤に使う勤務表は旧アプリに一本化し、新アプリは検証用と明示します。新旧の両方から本番通知を送ると、スタッフがどちらに返信すべきか分からなくなります。

CSVの行数や合計時間だけでは不十分です。本人ごとの勤務区間、店舗、希望と確定の状態、公開先を見比べます。同じ合計7時間でも、昼間勤務と夜勤、別店舗の勤務では一致といえません。取込後に一件修正し、本人の画面への反映、再出力、本部への提出まで確かめます。

本番切替は「来月から」だけでなく、どの期間の希望をどこへ出すか、いつ旧アプリ側の更新を止めるかまで決めます。最終出力後に届いた訂正は差分台帳へ残し、新アプリに反映してから公開します。切替直前に両方を編集する運用は避け、受付先を一つにしてください。

合格条件は、自分たちが必要とする作業で決めます。対象者全員が確定表を開ける、勤務区間の未解決差分がない、本部提出が通る、訂正を担当者が追える、といった条件です。本人が閲覧できない、勤務日にずれがある、出力できない場合は本番公開を保留します。

元のアプリへ戻す場合は、新アプリ側で受け付けた変更を旧アプリ側へ戻して照合し、どの表を使うかを再案内します。新アプリ側の通知停止と閲覧権限も確認します。データを戻す作業を含めた時間が必要なので、旧契約の終了直前になって検証を始めるのではなく、やり直せる期間を確保しておきましょう。

切替が成功しても、旧アプリを開かないと分からない情報が残っていないか点検します。過去の希望、チャット、承認経緯、添付資料は、新アプリ側の予定CSVに収まらないことがあります。取込対象から外す情報は「不要」とせず、保存方法、閲覧担当、保存先と社内の保存方針を決めます。

バックアップは取得しただけで終わらせず、別の担当者が開けるか確認してください。個人情報を含む名簿や勤怠資料はアクセスできる人を絞り、作業用コピーの置き場所も管理します。出力操作ができる管理者が退職する予定なら、その前に引き継ぎと保存を済ませます。

最後に、旧契約の終了、新アプリの権限・通知、外部連携の切替、手順書のリンクを点検します。一か月後にも、旧アプリへの提出が続いていないか、本部集計で過去データが必要にならなかったかを振り返り、次の担当者が同じ対応表を使える状態にします。