シフトデータをピボットテーブルで集計する｜店舗別・スタッフ別の予定時間

練習用データは日付・店舗・ID・予定時間の四列にします。一行目に重複しない見出しを付け、小計行や結合セルを入れません。時間は休憩を除いた小数時間としてそろえます。

Microsoftの作成手順を基に、Excelデスクトップ版で集計します。範囲とフィールドの配置を確認し、予定時間が「個数」ではなく「合計」になっているかを見てください。

行の店舗をIDへ置き換えるとスタッフ別に見られます。店舗の下へIDを追加すれば、店舗内の内訳も確認できます。ヘルプ勤務がある場合、所属店と実際の勤務店のどちらを記録した列かを明確にしてください。

9/3・A店・S001・4時間の行を追加したら、データ範囲に追加行を含めて更新します。A店17.5、総計25.5へ変わることを確認します。データを追加しただけで古い集計のまま配布しないようにします。

元データは一行を一つの勤務記録とし、日付、店舗、従業員ID、予定時間をそれぞれの列へ置きます。途中に小計行を含めると、その小計も一件のデータとして足される原因になるため、見せるための月間表と集計用データを分けます。見出しが空欄になっていないことも確認します。

ピボットテーブルで予定時間を値へ置いたとき、合計ではなく個数になったら、時間列の型と集計方法を確認します。数字に見える文字や空欄が混ざっていないかを調べ、元データをそろえたうえで合計を選びます。個数3は3時間という意味ではなく、対象の記録数である場合があるので、値の見出しを必ず読みます。

検算は元データの少数行で行います。7.5、6、8の三行なら合計21.5です。一行を4時間増やして25.5になることを確認します。元表を直しただけでは集計表示が更新されない場合があるため、更新操作後の値を見てください。作成時に合っていたことと、毎月の変更へ追随することは別の検査です。

店舗別では同じ人が複数店舗に勤務していれば、その時間を勤務先へ分けて集計する設計が考えられます。所属店の列だけで集計すると、ヘルプ先の仕事量が見えなくなるため、何を比較したいかに合わせて項目を選びます。所属店と勤務店を混ぜて入力しないようにします。

人数を出したい場合も注意が必要です。20行の勤務記録があっても、20人とは限りません。同じ人が何日も働いている表では、行数と実人数は違います。この記事の時間合計用の手順を、そのまま人数集計として使わないでください。

翌月の行を追加した後は、元データの範囲に追加分が含まれているかを確認します。最後の一行を既知の時間にして更新し、期待した分だけ増えるかを試すと、範囲漏れを見つけやすくなります。出力前には、対象月のフィルタが前月のまま残っていないかも点検します。

勤務区間を複数行にしているデータで「IDの個数」を出すと、人数ではなく行数です。同じ人が同日に二行あれば二件と数えられます。人数を調べたい場合は、何を一人として数えるかを別に設計します。

ピボットテーブルを見て元の数値が疑わしい場合は、明細へ戻ります。集計画面を直接直して辻褄を合わせず、入力データを修正して再集計してください。