LINEでのシフト共有
LINEでシフト表を共有する方法と、変更連絡のルール
LINEは、全員が使っているため、シフトの共有に便利です。ただし、トークは流れていくため、どれが最新の確定版か分からなくなりがちです。共有と連絡で決めておきたいルールを整理します。
運営：シフトエンジン ／ 最終更新：
できること
- 確定版の共有のしかたと、変更連絡のルール
- グループと個別連絡の使い分け
- 連絡の文例
できないこと・対象外
- LINEの機能の保証（仕様は変わることがあります）
- LINEのトークから希望を自動で読み取ること（シフトエンジンにその機能はありません）
確定版は、1か所に決める
トークに画像やファイルを何度も送ると、古い版が残り、どれが正しいか分からなくなります。確定版を置く場所を1つ決め、トークではその場所を案内する形にすると、行き違いが減ります。
ノートや固定した投稿など、あとから探しやすい場所に置きます。版が変わったら、ファイル名や投稿に日付を入れます。
| 方法 | 良い点 | 注意点 |
|---|---|---|
| トークに画像を送る | すぐ見られる | 古い画像が残り、最新が分かりにくい |
| ノートや固定投稿 | あとから探しやすい | 更新したら通知する必要がある |
| 共有URL（スプレッドシートなど） | 常に最新を見られる | 見る権限の設定と、編集できる人の限定が必要 |
変更連絡の出し方
確定後に変更が出たら、何がどう変わったかを短く伝え、最新の確認先を示します。
【シフト変更のお知らせ】
10/12（日）の遅番が、AさんからBさんに変わりました。
最新のシフトは、ノートの「10月シフト（10/10更新）」をご確認ください。
該当の方は、確認したら「確認しました」と返信をお願いします。グループと個別連絡の使い分け
全員に関わる内容と、個人の事情に関わる内容は、分けて連絡します。
- グループ：募集の案内、締切、確定版の置き場所、全体の変更
- 個別：未提出の確認、希望が通らなかった理由、個人の勤務変更の相談
- 提出状況を名前つきでグループに出さない（個人の事情が周囲に伝わらないようにする）
既読だけで、確認済みとしない
既読は、読んだ可能性を示すだけで、内容を理解した、あるいは勤務に入れると返事をしたことにはなりません。重要な変更は、「確認しました」などの返信をもらうか、個別に確認します。
返信があった人と、まだの人を、名簿などで記録しておくと、確認の漏れを減らせます。
希望の回収は、別の方法も検討する
LINEで希望を集めると、文章がばらばらで、集計や転記に時間がかかります。提出用のリンクやフォームで同じ項目を集める方法もあります。シフトエンジンは、提出リンクで希望を集め、Excelに出力できます。LINEは、リンクを共有する手段として使えます。
よくある質問
グループLINEで未提出者の名前を出してもよいですか？
全体への締切案内と、個別の提出確認を分けるほうが配慮しやすくなります。個人の事情や提出状況を、必要以上に共有しない運用をおすすめします。
LINEで受け取った希望を自動で集計できますか？
シフトエンジンは、LINEのトークから希望を自動で読み取る機能はありません。提出リンクで希望を集め、LINEはそのリンクを伝える手段として使えます。
確定版をトークに送るだけではだめですか？
小さな店舗なら足りる場合もありますが、変更が続くと最新が分からなくなりやすいため、置き場所を決めることをおすすめします。
シフトエンジン
希望の回収とExcel出力は、専用のツールで。
シフトエンジンは、10〜30人規模の小売店向けに、提出リンクでの希望回収・人数の確認・Excel出力を支援します。まずは今のExcelの使い方を無料で相談できます。