シフトは半月制と月間制のどちらがよい？回収・調整・変更で比較

月末に一か月分を組む方式は先の予定を見通しやすい一方、後半の予定が決まらない人の確認が残る場合があります。半月単位なら近い予定を集めやすくても、締切・確認・配布が月二回になります。既存の契約や勤務制度と整合するかは担当部署へ確認してください。

架空の作業時間で比べます。月間制が回収40分・調整120分・修正40分なら200分。半月制一回が回収30分・調整55分・修正10分なら月二回で190分です。差は10分にすぎず、半月だから半分になるわけではありません。

厚生労働省の留意事項はシフトの決定ルールや通知方法等を話し合う考え方を示しています。作成期間を変える際も、スタッフが予定を立てられるよう、前半・後半それぞれの通知予定を明確にします。

例の月間制は200分、半月制は一回95分を二回で190分です。半月制の調整時間は一回55分と短く見えますが、回収も配布も二回行います。一回分だけを比較すると大きく短縮したように見えるため、月全体の合計にそろえて判断します。

さらに、本部が月単位の表を求める場合、前半と後半を合わせる作業が追加されます。仮に統合と照合に15分かかるなら、半月制は190＋15＝205分です。この例では月間制より5分長くなります。15分は仮定なので実際に測る必要がありますが、周期を短くすれば必ず作業が減るわけではないことが分かります。

時間以外では、スタッフが翌月全体の予定をいつ知れるかを確認します。後半の通知が遅くなることで予定を立てにくい人がいるなら、作成担当の10分短縮だけで採用を決めません。提出しやすさ、訂正件数、本部提出を合わせて比較します。

一店舗で試す場合は、前半と後半それぞれの回収日、確認期間、通知日をカレンダーに置きます。月末や定休日、担当者不在の日と重ならないかを確認し、既存の勤務条件との整合は担当部署で確認します。締切だけ二回にして、確認と通知の担当時間を確保しないまま始めないようにします。

試行中は、各回の作業時間、未定の人数、確定後の変更、スタッフからの質問を記録します。半月の方が回収時点の予定は確かでも、毎回の提出を忘れる人が増える場合があります。月末までの合計を見て、どこが減りどこが増えたかを分けます。

元へ戻す条件も事前に決めます。例えば本部提出の統合が続けられない、通知が予定どおり行えない場合は、原因を確認して見直します。戻す際は次にどの期間をいつ提出するかを明示し、二つの周期の案内が混在しないようにします。

実施前に元へ戻す条件を決め、対象期間、回収回数、担当時間、スタッフの質問件数を記録します。後半がなかなか確定せず困る声が増えるなら、作成者の時間だけで成功としません。