Excelシフト表の数式を保護する｜入力欄だけ編集できる設定

Microsoftはシート保護を、ファイルへのアクセスを守るセキュリティ機能とは区別しています。給与や個人情報を見せない目的には、ファイルの共有権限など別の対策が必要です。ここでは計算欄の上書きを防ぎます。

練習用コピーでB2:AF11を勤務入力、B13:AF15を集計とします。既定のロック状態を確認し、入力範囲だけロックを外してから保護します。

保護した本人は解除方法を知っているため、使いづらさに気づきにくいことがあります。日常の入力担当に次の操作を依頼し、必要な作業まで止まっていないか確認します。

シート保護をかける前に、スタッフが入力する勤務欄を選び、そのセルのロックを解除します。その後でシートを保護すると、入力欄は編集でき、ロックされた集計欄は編集できない状態を作れます。最初からシートを保護して全セルが編集できなくなった場合は、入力欄の解除を先に行ったかを確認します。

試行用コピーで、勤務コードを一つ変え、人数集計が更新されることを確認します。次に集計式のセルへ直接入力しようとして、意図どおり変更できないことを確かめます。保護の目的は正常な入力を妨げずに数式の上書きを防ぐことなので、入力できないことだけを成功と考えないようにします。

店長が必要とする並べ替えやフィルタ等の操作も、保護した状態で実際に試します。許可する操作は運用に必要な範囲で選び、何ができないかを利用者へ説明します。保護を解除しないと毎日の作業が進まない状態では、解除したまま使われやすいため、入力手順に合う設定へ調整します。

スタッフを追加した行は、入力欄のロック状態が他の行とそろっているか確認します。行を増やしたことで集計式の範囲が変わる場合は、式の更新と保護の再設定を管理者が行います。追加した人の入力を一件変え、集計へ反映すること、数式欄は編集できないことを両方試します。

管理者が保護を解除して修正した後は、保護を戻したことを作業記録へ残します。原本を直す担当と配布する担当が違うなら、配布前に保護状態を確認する役割も決めます。パスワードを使う運用では、担当者の交代で原本を保守できなくならないよう、社内で定めた管理方法に従います。

シート保護はファイルを受け取った人の閲覧を制限するものではありません。希望理由や個人情報を見せたくない場合は、共有先とファイルを分けます。セルをロックしたりシートを非表示にしたりするだけで、閲覧権限の代わりになるとは考えないでください。

行を増やした際、新しい入力欄がロックされたままだったり、新しい集計式が保護されなかったりします。名簿追加後は最終行で入力と集計を試します。解除パスワードを使うなら、管理責任者と保管方法を決めてください。

保護した完成ファイルだけを残さず、管理者が修正できる原本も社内の適切な場所へ保管します。異動時には、解除担当と数式のある範囲も引き継ぎます。