勤務コード表を作る｜VLOOKUPで早番・遅番の時間を参照する

H1:K1をコード・開始・終了・休憩とし、H2:K3へ次の値を入力します。この例は日中勤務だけです。日跨ぎは日付を持つ別の構造で扱います。

A2へ早を入力し、B2〜D2で参照します。VLOOKUPは検索値を範囲の先頭列で探すため、コードはH列へ置きます。最後をFALSEにして、存在しないコードを近い値へ置き換えないようにします。

B〜Dをh:mm、Eを[h]:mmで表示します。早なら9:00、17:00、1:00、7:00です。遅でも予定時間は7:00になります。A2を未登録の研へ変えると#N/Aになるため、登録漏れを見つけられます。

同じコードが複数行にあると、先に見つかった行を参照してしまいます。コード表は一コード一行にし、追加前に重複がないか確認します。複数店舗で時刻が違うなら、店別表や一意のコードを使います。

H2:K3のコード表には、コード、開始、終了、休憩を左から置きます。A2へ早を入れると、VLOOKUPはH列で早を探し、指定した列番号の値を返します。2なら開始、3なら終了、4なら休憩です。列番号はシート全体ではなく、指定した表の左端を1と数えるため、コード表の列を増やしたときは見直しが必要です。

最後のFALSEは完全一致で探す指定です。勤務コードは似た文字から推測して時刻を選ぶものではないので、登録したコードと一致する場合だけ値を返します。A2を早から遅へ変え、開始・終了・休憩がそれぞれコード表どおりに変わるか確認します。予定時間だけ同じ7時間でも、開始時刻が正しく切り替わっていることを見てください。

未登録の研を入れる試行も行います。見つからない状態を0時間として隠すと、コードの追加漏れが見えなくなります。まず未登録だと分かる形で確認し、研の時刻と休憩を定義してコード表へ追加するのか、入力の誤りとして直すのかを判断します。

早番の終了を17時から18時へ変更すると、そのコード表を参照するセルの結果も変わります。過去月の勤務を同じマスターへひも付けたままだと、過去の予定時間まで変わる可能性があります。どの月から新しい条件を適用するかを決め、過去の定義を残す方法を用意します。

小さな運用なら、月ごとのファイルにその月のコード表を保存する方法があります。共通マスターを使う場合は、適用期間や版を区別し、どの定義で計算したか追えるようにします。いずれも、コード名を変えたから集計が安全になると考えず、過去表を開いて値が変わっていないかを確認します。

同じコードを二行登録しないことも必要です。開始時刻が違う早が二つあると、どちらを採用するかが曖昧になります。マスターの重複を確認し、店別に意味が違うなら店舗を含むコードへ分けるなど、区別できる設計にします。

来月から早番を30分変える場合、同じ参照表を更新すると過去の予定まで変わる設計になっていないか確認します。確定月のコード定義を保存し、適用開始月を記録してください。

休日や年休を時間0の勤務と同じにするかは目的によります。この練習式へ一律追加せず、勤務区分と給与・年休の扱いは別に設計します。