AIのシフト表が条件を守らないときの確認方法｜希望休・重複・不足人数

「条件を守った」と返ってきても、元の希望表との照合は別の作業です。希望休違反、同じ人の重複、人数不足をそれぞれ判定します。人数が多い日だけ見ても、同じ人が二重に数えられていれば安心できません。

ここでは日中の一枠10:00〜14:00に限定し、Excelで再現できる小さな練習を用意します。時間が重なる複数枠、日をまたぐ勤務、休憩、資格配置、法令や契約条件を完全に検証する表ではありません。

希望休への配置を見つけても、原因がいつも生成の誤りとは限りません。元の希望表が更新されていなかった、入力した日付の形式が違った、そもそも必要人数を満たせる人がいなかった、という場合もあります。原因を分けずに再作成を繰り返すと、正しい条件まで少しずつ変わってしまいます。

まず、本人から届いた希望とAIへ渡した表が一致しているかを見ます。次に、AIへ渡した表と出力が一致しているかを見ます。前者が違えば入力の修正、後者が違えば案の修正です。入力も出力も条件どおりなのに人数が足りなければ、条件自体を店長が調整する必要があります。

例として「S002は6日不可」が元メッセージにだけ残り、入力表では可になっていたら、案だけ直しても次回また起きます。逆に入力表で不可と書いてあるのに配置されていれば、その組を具体的に指摘できます。確認を始める前に、元の希望、入力した版、返ってきた案の三つをそろえておきましょう。

新しいシートを「配置」とし、A1へ次のタブ区切りを貼り付けます。日付は照合用の文字列としてそろえるため、A列を先に文字列書式へ設定してください。B列も文字列にします。列が分かれなければ、区切り文字をタブとして読み込みます。

これはAIの実出力ではなく、異常を検出できるか試すための人工的なデータです。2行目と3行目は同じ勤務の重複、4行目は希望休への配置、5行目の日は必要人数に1人足りません。

別シート「希望休」を作り、A1に日付、B1にスタッフID、A2に2026-10-06、B2にS002を入れます。こちらのA・B列も文字列書式にそろえます。配置シートのE1を「希望休と一致」とし、E2に次の式を入れてE5までコピーしてください。

この式は同じ日付とIDの組が希望休表にあるかを数えます。E4が1、他は0が期待値です。「0」は希望休一覧との一致がないという意味だけで、勤務可や全条件合格を証明しません。未回答や勤務可能時間は別の表と照合します。

配置シートのF1を「同日同IDの行数」とし、F2に次の式を入れ、F5までコピーします。F2とF3は2、F4とF5は1になります。この練習では一人一日一行なので2以上を要確認にします。

分割勤務を許す店では、同じ日の二行だけで誤りとは決まりません。その場合は開始・終了時刻の重なりを確認する別の判定が必要です。正しい分割勤務まで削除しないでください。

練習データと同じなのに結果が全部0になる場合は、まず一致条件に使ったセルを見ます。画面では同じ「10月6日」でも、片方は日付の値、片方は文字列になっていることがあります。この練習で日付を文字列にそろえているのは、日付計算よりも、同じ表記の組を見つけることに集中するためです。

次に、IDの前後に空白がないかを確認します。「S002」と「S002 」は見た目では気づきにくく、全角・半角の違いも紛れます。まず問題の二つのセルを別の空白シートへコピーして比較し、原因を確かめてから整えます。元の表を残さず一括で置換すると、本来別のコードまで同じものにしてしまうおそれがあります。

100行を超える表で使うなら、式の参照範囲も確認してください。記事の式は2〜100行目までの練習用です。101行目以降を追加しても、式は自動でその行を数えるとは限りません。データの最後の行に、確実に検出される組を一つ置いて結果を見ると、範囲漏れに気づけます。確認後は試験用の行を取り除きます。

「人数」シートのA1:C1を日付・必要人数・配置行数にします。A2:A4は2026-10-05、2026-10-06、2026-10-07を文字列で入力し、B2:B4はすべて2です。C2に次の式を入れてC4までコピーします。

最初の結果は2・1・1ですが、5日の2行は同じ人です。重複する配置の一行を解消し、希望休違反の配置を外してから再集計すると1・0・1になります。必要人数との差は1・2・1です。行数を人数として扱えるのは一人一日一行を確認した後だけです。

ここまでの練習は一人一日一枠です。実際の店では、10〜13時と16〜19時のように、同じ人が二回入ることもあります。この場合、日付とIDの数が2でも、それだけで二重配置とはいえません。午前と夕方の勤務を誤って一行消さないよう、勤務の単位を先に決めます。

時間の重なりは、二つの区間のうち遅い方の開始時刻が、早い方の終了時刻より前かどうかで考えられます。10〜14時と13〜17時なら13〜14時が重なります。10〜14時と14〜18時なら、端の時刻は接しますが勤務時間は重なりません。引き継ぎに余裕が必要かどうかは、重複の判定とは別の店の条件です。

日をまたぐ勤務はさらに注意が必要です。「22:00〜02:00」を同じ日付の時刻だけで比較すると、終了が開始より前に見えます。開始日と終了日を持つ日時の表で確認するか、日中勤務だけの表と分けてください。この入門用COUNTIFSをそのまま夜勤の安全確認に使わず、扱える範囲を明確にしておきます。

希望休一覧に名前がなければ、いつでも働けるわけではありません。学生スタッフが18時以降なら働ける日には、日付単位のチェックは通っても、16時からの配置は希望に合いません。開始と終了の両方が、確認済みの勤務可能な時間帯に入っているかを見ます。

たとえば勤務可能時間が18〜21時、配置案が18〜20時なら範囲内です。17〜20時なら開始が早すぎ、19〜22時なら終了が遅すぎます。いずれも一時間だけの違いですが、本人から見れば出勤できない案です。「ほぼ合っている」と処理せず、確認が必要な箇所として残してください。

未回答は希望休一覧にも載っていないため、この式だけでは見つかりません。勤務可の情報が確認できない人は、配置済みの表からIDと日付を拾って別に一覧にします。「不可ではない」と「可を確認した」の間を埋めるのは、本人への確認です。ここを明確にしておくと、完成後の差し戻しを減らせます。

再生成でほかの日が変わるのを避けるため、元の案、違反箇所、変更を許す範囲を渡します。代替候補の可否データがない場合は、不足を残したまま確認事項を返させます。

修正後は同じ検査をもう一度行います。一度違反が消えた後も、別の日や人に違反が移っていないかを確認します。

誤りを一つ見つけると、ついその場で表を書き換えたくなります。けれども、複数の誤りがあると、何を直して何が残ったのか分からなくなります。まず「日付・ID・誤りの種類・状態」をメモし、修正前の版を残します。担当を交代するときも、そのメモがあれば同じ確認を最初からやり直さずに済みます。

再確認の順番は、入力の版、希望との一致、同じ人の重複、人数の順に固定すると追いやすくなります。違反した配置を外せば、その日は人数不足になります。最初に人数だけ合格にしても、希望を直した後に結果は変わります。最後に人数へ戻るのは、そのためです。

「エラー0件」の表示だけで終了にせず、何を検査したかを一緒に残します。この練習なら希望休の一致と一人一日一行の確認、日別人数です。担当業務、休憩、契約条件など、まだ確認していないものも書いておきます。別の人が表を見たときに、どこまで終わっているか分かることが、確認作業の仕上げです。

「確認済み」と書くときは、誰が何を見たかを一言添えます。希望休は店長が元の希望と比較、人数は副店長が修正後の表で集計、といった書き方です。確認者を増やすこと自体が目的ではありません。同じ箇所だけを二人で見て、別の条件が手つかずになるのを避けるためです。

一人で担当している場合も、作成と確認を分けると見方が変わります。配置を決めた直後には、選んだ理由ばかりに目が向きがちです。表を日付順に見た後でスタッフ別に並べてみるなど、向きを変えて点検します。並べ替えるときは表全体を対象にし、名前と時間が離れないよう原本を残して作業してください。

この練習の結果を書き残すなら、「重複1件、希望休違反1件を除いた後、5日1人・6日2人・7日1人不足」となります。「エラーを削除して完了」ではなく、その後に残った不足も記録します。代替の入力が済んだら、同じ検査を再実行して結果を更新します。

最後に、実際の配布版が確認した版と同じかを見ます。確認後に別の担当者が一枠変更していれば、以前の合格結果はそのまま使えません。確定後の変更には再確認する範囲を決め、日付と版番号を更新します。チェック式そのものよりも、どの版に対する結果かが分かることが、運用では大切です。

この練習は日別の一枠しか扱いません。営業時間が長い店では「今日3人出勤」でも、閉店前に1人だけになる場合があります。開始・終了、休憩、担当業務を分けて点検します。

ShiftEngineの人数確認用ツールやExcel運用の解説を使い、確認対象に合う方法を選びます。表の検査ができることと、AIが自動で最適な配置を作れることは別です。