シフトと勤怠を連携する前に｜予定・実績の項目対応と照合例

予定9:00〜18:00でも、実際の開始・終了や休憩は異なる場合があります。予定を基に実績を自動確定する前提にせず、打刻漏れや訂正を確認する経路を残します。法定の時間外労働等の判定は、単純な予定との差だけではできません。

Excelでは時刻差を計算できます。小数時間で渡す場合、8時間20分は8.20ではなく約8.333時間です。受渡し先が分、時刻、小数時間のどれを期待するかを確認し、丸めは社内で定めた処理に従います。

氏名だけで結合せず、従業員IDを使います。夜をまたぐ勤務は開始日の扱い、日付を分ける基準、時刻のタイムゾーンも確認します。複数勤務を一日に持つ場合は、日付だけで一意と決めず勤務区間の識別子が必要です。

架空のS001さんについて、予定9:00〜18:00、休憩60分、実績9:10〜18:20、休憩60分とします。予定の拘束時間は9時間、休憩を引いた予定時間は8時間です。実績は9時間10分から60分を引いて8時間10分になります。この差10分は予定との差であり、そのまま法定時間外や支払額の判断になるわけではありません。

受渡し先が分を求めるなら、予定480分、実績490分のように単位をそろえます。小数時間を求める場合は、8時間10分を8.10と入力しないよう注意します。端数の扱いは受渡し先の仕様と確認済みの処理ルールに従い、見やすさのために途中で丸めてから合計しないようにします。

照合表には予定と実績の両方、差、確認状態を置きます。打刻漏れで終了が空欄なら、予定18:00を自動的に補って実績確定としないでください。未確認として担当者へ戻し、訂正後に再取込みする運用が必要です。連携が正常に動いていても、元の実績が未確認なら正しい結果にはなりません。

同じ人の同じ日の実績を訂正したとき、受渡し先が既存行を更新するのか、新しい行として追加するのかを確認します。追加方式のまま同じCSVを再取込みすると、同じ勤務が二重に集計されるおそれがあります。テストでは一件を訂正して再実行し、件数と合計がどう変わるかを確認してください。

一日に午前と夕方の二つの勤務区間がある場合は、従業員IDと日付だけでは二行を識別できません。開始時刻や勤務区間IDなど、連携先が使う識別方法を確認します。夜をまたぐ勤務も、開始日へまとめるのか日付ごとに分けるのかで行数が変わるため、通常勤務とは別のテスト例を用意します。

本番の受渡し記録には、対象期間、送信件数、受理件数、エラー件数、再処理した行を残します。送信成功という表示だけで締めず、受渡し先の集計と照合するところまでを担当者の作業に含めます。

APIがあるという案内だけでは、自社の勤怠サービスと接続できるとは限りません。対象プラン、連携方向、更新頻度、エラー時の再処理、担当窓口を確認します。CSV運用でも、毎月の件数が少なく照合できるなら選択肢になります。

シフトエンジンの記事内の対応表は設計例です。特定の勤怠製品への自動連携を約束するものではありません。現在の出力と勤怠側の取込仕様を照らし合わせ、対応できない項目を事前に確認します。