LINE・紙のシフト希望で漏れを見つける｜回収記録の点検方法

まず在籍者の一覧を用意し、一人ずつ提出の有無を確かめます。LINEの既読は提出済みを意味しません。紙を受け取った時点とExcelに転記した時点も別です。受付台帳には、一件ごとの原本の場所を記録します。

先に名簿と突き合わせて未受付を探し、その後に受付済みの内容を確認すると、全員のメッセージを何度も読み直さずに済みます。以下は店舗向けの点検手順の提案です。

「9/22は休み」から「17時以降なら可」へ変わった例では、最初の行を消さず、新しい受付時刻・変更対象日・採用した内容を追加します。勤務可否の理由は配置に必要な範囲にとどめ、個人的事情を全員用の表へ移しません。

共有ファイルを使う場合は、Googleドライブの閲覧者・編集者などの権限設定を確認できます。原本を置いたファイルと、従業員向けの確定表の共有先は分ける設計にします。

例えばS002さんの紙には「10月5日は休み」とあり、その後LINEで「5日は夕方なら大丈夫です」と届いたとします。LINEの方が新しいからといって、すぐに遅番へ変更してはいけません。夕方の開始時刻、終了時刻、紙の希望を訂正する意図の三つがまだ分からないからです。台帳には両方の受付を残し、採用欄を「確認待ち」にします。

本人へは「紙の5日休みを、5日17時〜20時は勤務可に変更する理解で合っていますか」と、読み取った内容を具体的に返します。返信で確認できたら、変更対象日と時間を希望一覧へ反映し、採用した受付番号を記入します。元の紙を捨てずに番号でたどれるようにしておけば、別の担当者も判断の経緯を確認できます。

ここで大切なのは、変更があった人の一か月分をすべて上書きしないことです。5日の訂正だけなら5日の行を直し、他の日の回答を維持します。月全体の再提出であれば、変更された日だけを先に聞くか、旧回答との差を一日ずつ確認します。「新しい回答を採用した」という記録だけでは、意図せず消えた希望を見つけられません。

紙を受け取る人とExcelを作る人が違う場合、紙を机に置くことを受渡し完了にしない運用が必要です。受付担当が番号を付けて台帳へ記録し、作成担当が転記後に済へ変える、という区切りを設けます。営業中にすぐ転記できなくても、未転記の一覧が残れば、帰宅した担当者へ一件ずつ聞き直さずに済みます。

締切時点の架空例として、対象20人の状態を次の四つへ分けます。一人を一つの状態にだけ数え、確認事項が残る人は転記済みでも「確認待ち」を優先します。LINEと紙を二回出した人を二人と数えないよう、受付件数とは別に集計します。

引継ぎには「残り6人」だけでなく「S002の5日終了時刻は副店長が確認中、S004の紙は店長が転記待ち」と担当と未処理内容を残します。提出状況管理表を使う場合は、確認事項・次の対応欄に原本の番号や転記待ちを記入してください。この表は自動照合するものではなく、希望日・時間帯の一覧も別に必要です。

例えば曖昧な時刻が多ければ、依頼文に「開始と終了を24時間表記で」と追記します。二重提出が多ければ、変更用の文面を用意します。いきなり全員の提出方法を変えるより、どの変更が効いたかを確認しやすくなります。

点検結果は「未受付3人」などの数だけで終えず、連絡した日、回答待ち、解決日を残してください。未回答を勝手に出勤可や休みへ変換しないことが、次の配置作業の前提になります。